Предисловие

Важно: статья предназначена для сотрудников организаций, в которых отсутствуют системы электронного документооборота.

Для начала вспомним, что такое проектный документ по определению ГОСТ 21.001-2013 Система проектной документации для строительства (СПДС). Общие положения:

3.1.2 проектный документ: составная часть проектной, рабочей или иной технической документации, предназначенная для строительства зданий и сооружений и имеющая самостоятельное наименование и обозначение.

Требования

1 Файлы в папке должны располагаться в том порядке, в котором они выводятся в единый pdf-файл или на бумагу.

2 Упорядочивание файлов выполняется путём добавления в начале имени файла номера документа по сквозной нумерации. Для маленьких томов, состоящих из нескольких файлов, можно использовать один разряд, для обычных томов - два разряда, в отдельных случаях при числе документов более ста - три разряда. Пример приведён в таблице 1.

3. Для обеспечения расположения в начале списка файлов с листами и/или документами, не имеющими сквозной нумерации, к их имени добавляется необходимое количество нулей и через точку номер по порядку. Пример приведён в таблице 1.

4. Для обеспечения расположения в конце списка файлов с листами и/или документами, не имеющими сквозной нумерации, к их имени добавляется первый свободный номер. Пример имени файла спецификации приведён в таблице 1.

5. При наличии нескольких документов в одном файле рекомендуется указывать диапазон в соответствии с примером в таблице 2. Если чертежи в файле идут не по порядку, достаточно указать номер первого чертежа.

6 Категорически запрещается при внесении изменений добавлять к именам файлов какие-либо символы. Если необходимо сохранить предыдущий вариант файла, сделайте его копию, добавьте к имени файла копии дату внесения изменений или фамилию корректировщика, а затем переместите эту копию исходного файла куда-нибудь, например, в папку "Предыдущие версии файлов" или "Корзина", которая находится в данной папке документации.

7 При необходимости передавать файлы документации в какую-либо экспертизу (не обязательно государственную) или вышестоящую проектную организацию и наличии требований к именам файлов следует выполнять предъявленные требования при создании соответствующих файлов и присвоении им имён.