Страница "Структура папки объекта" в разработке.

Важно: статья предназначена для сотрудников организаций, в которых отсутствуют системы электронного документооборота.

1 Информация по каждому объекту проектирования размещается в отдельной папке. Наименование папки должно быть максимально кратким, при этом оно должно однозначно характеризовать конкретный объект проектирования и не допускать смешения его с другими объектами:

- ВПП Домодедово;

- ЖДПП Наушки;

- МАПП Троицк;

- МАПП Донецк.

2 Если в пределах объекта существуют самостоятельные части или очереди, относящиеся к ним файлы следует выделять в отдельную папку:

- МАПП Троицк\2007 I очередь;

- МАПП Троицк\2009 II очередь;

- МАПП Троицк\2014 доп.1;

- МАПП Троицк\2018 реконстр.;.

Пояснение: в примере выше МАПП расшифровывается как международный автомобильный пункт пропуска.

3 Вся относящаяся к объекту информация должна быть разбита на группы с жестким заданием порядка их следования. Логичным представляется упорядочивание в виде последовательности выполнения работ. На первом месте следует располагать папку для временного хранения документов, которые могут понадобиться на этапе выполнения работ, но для дальнейшего хранения будут не нужны (промежуточные версии проектных документов и т.п.):

- ВПП Домодедово\00 Корзина;

- ВПП Домодедово\01 Исходные данные;

- ВПП Домодедово\02 РИИ;

- ВПП Домодедово\03 АБСДЕ-П;

- ВПП Домодедово\04 АБСДЕ-Р;

- ВПП Домодедово\05 ИД.

Конкретный набор папок зависит от объёма выполняемых работ. Например, папка РИИ (результаты инженерных изысканий) будет не по каждому объекту проектирования. То же самое и для папки ИД (исполнительная документация).

Вынос папки "Корзина" на самый верхний уровень обусловлен тем, что при её расположении в любом месте в середине списка возможны случайные промахи при перетаскивании в неё файлов и папок. В результате информация может оказаться не там, где она должна быть.

4 Требования к именам папок проектной и рабочей документации приведены в соответствующем разделе стандарта.

5 Требования к именам файлов проектных документов приведены в соответствующем разделе стандарта.

6 В пределах остальных папок создаются подпапки с указанием даты в виде ГГГГ.ММ.ДД, например 2020.02.25 (только такой порядок позволяет выполнить корректное упорядочивание по имени папки/файла, что улучшает визуальное восприятие содержимого папки и облегчает поиск необходимой информации). Далее может быть некоторое обоснованное пояснение, например \2020.02.25 Генплан\. Не допускается дублирование информации в виде ВПП Домодедово\01 Исходные данные\2020.02.25 Генплан Домодедово\. Указанная структура обеспечивает расположение актуальных документов в папках с последним числом:

- \2020.02.25 Генплан\;

- \2020.03.16 Генплан\;

- \2020.03.30 Генплан\.

7 При наполнении папок файлами необходимо следить за обоснованностью хранения множества версий одних и тех же документов. Все изменения следует выполнять в текущих файлах и папках. При необходимости временно сохранять какие-либо промежуточные результаты соответствующие файлы и папки следует помещать в папку \Корзина\ . Это необходимо, например, если существует вероятность возврата к предыдущему варианту, а также если выполняется корректировка чертежа, выполненного другим специалистом. В папке \Корзина\ помещённый туда файл рекомендуется сопровождать датой его перемещения в формате ГГГГ.ММ.ДД.

8 Если предыдущий вариант проекта или рабочей документации передан заказчику (генпроектировщику), то перед внесением существенных изменений (кроме устранения незначительных замечаний, связанных с исправлением грамматических и орфографических ошибок, номеров листов и т.п.) выполняется копирование папки с корректируемой документацией и присвоение ей даты копирования. После этого выполняется корректировка в папке без даты.

9 В каждой отдельной папке с комплектом документации следует создавать файл «Комментарий», в котором в хронологическом порядке будет отображаться процесс разработки и корректировки документации, например: «20.03.19 добавлены извещатели разбития стекла на первом этаже  в связи с дополнительными требованиями заказчика», «выполнена корректировка чертежей по замечаниям ОАО «…» от 2 марта 2019г», «устранена ошибка в расчётах потерь напряжения кабеля питания телекамер» и т.п.. Наличие данного файла обусловлено необходимостью сопровождения документации, которая предполагает возможность спустя значительное время установить, кто, когда и почему внёс те или иные изменения, и что в итоге попало к заказчику.

10 Пример структуры папки объекта приведён в таблице 1 и на рисунке 1:

Рисунок 1. Структура папки объекта.

Для увеличения размера рисунка кликните по нему, в новой вкладке откроется pdf-версия.

11 После завершения основных проектных работ по объекту (очереди) папки \Корзина\ удаляются. Для хранения на сервере остаются папки стадий П и Р, соответствующие переданным заказчику томам, исполнительная документация (ИД), а также исходные данные для проектирования.