Предисловие

Важно: статья предназначена для сотрудников организаций, в которых отсутствуют системы электронного документооборота.

Перед написанием данной статьи я изучил требования государственных органов. Думал, можно организовать хранение информации в таком виде, чтобы потом ничего не надо было перетасовывать и переименовывать, взял и отдал на экспертизу "как есть" или с минимальными правками. Увы и ах, "страна у нас богата, порядка только нет". На сайте Главгосэкспертизы написано одно, у Мосгосэкспертизы другое, в С.-Петербурге требования также свои. Мои замечания к их требованиям приведены в конце статьи, главный же вывод состоит в том, что равняться просто не на кого. Поэтому предлагаю использовать принцип революционной целесообразности.

Требования к папке проектной документации

1 Папка проектной документации любого объекта в соответствии с таблицей 1 и рисунком 1 должна содержать не более трёх уровней группировки: объект-раздел-остальное. В ней для примера использован шифр объекта АБСДЕ.

Таблица 1. Структура папки проекта

Объект	Уровень 1	Уровень 2	Обозначение тома
АБСДЕ	СП		АБСДЕ-СП
	ПЗ		АБСДЕ-ПЗ
	ПЗУ		АБСДЕ-ПЗУ
	АР	АР1-АБК	АБСДЕ-АР1
		АР2-КПП	АБСДЕ-АР2
	КР	КР1-АБК	АБСДЕ-КР1
		КР2-КПП	АБСДЕ-КР2
	ИОС1	ИОС1.1-АБК	АБСДЕ-ИОС1.1
		ИОС1.2-КПП	АБСДЕ-ИОС1.2
	ИОС2	ИОС2.1-АБК	АБСДЕ-ИОС2.1
		ИОС2.2-КПП	АБСДЕ-ИОС2.2
	...	...	...
	ИОС5	ИОС5.1.1-СКС-ПС	АБСДЕ-ИОС5.1.1
		ИОС5.1.2-СКС-ФТС	АБСДЕ-ИОС5.1.2
		ИОС5.1.3-Кабелепровод	АБСДЕ-ИОС5.1.3
	ИОС6	ИОС6.1-АБК	АБСДЕ-ИОС6.1
		ИОС6.2-КПП	АБСДЕ-ИОС6.2
	ИОС7		АБСДЕ-ИОС7
	ПОС		АБСДЕ-ПОС
	ПОД		АБСДЕ-ПОД
	ООС		АБСДЕ-ООС
	ПБ		АБСДЕ-ПБ
	ОДИ		АБСДЕ-ОДИ
	ЭЭ		АБСДЕ-ЭЭ
	ТБЭ		АБСДЕ-ТБЭ
	КАПР		АБСДЕ-КАПР
	ИД		АБСДЕ-ИД

Рисунок 1. Структура папки проекта.

Для увеличения размера рисунка кликните по нему, в новой вкладке откроется pdf-версия.

Таким образом, в папке объекта лежат только папки разделов и подразделов 5, 10, 11. Можно заметить, что логичное исключение сделано для раздела 5 "Сведения об инженерном оборудовании...", на верхний уровень иерархии вынесены все его подразделы. Связано это исключение с тем, что в требованиях московской  и питерской экспертиз сделано именно так, и это вполне оправдано: сводить вообще все папки раздела 5 в одну было бы не очень удобно, их слишком много даже для среднего объекта. Менее логичное исключение в конце перечня, где на одном уровне намешано разделов и подразделов, но это единое мнение разных экспертиз, не вижу смысла с ними спорить в данном случае.

2 В папках первого уровня (столбец таблицы "Уровень 1") лежат либо файлы небольших разделов и подразделов, либо папки подразделов, частей, книг. В связи с тем, что папки подразделов, частей, книг могут иметь незнакомые многим названия (ИБП ФТС), желательно их кратко указать.

3 В папке второго уровня (столбец таблицы "Уровень 2") лежат только файлы. Исключением являются папки с необходимой служебной информацией, например, "Внешние_ссылки". Требования к именам файлов приведены в статье "Имена файлов проектных документов"

4 Присваиваемое тóму обозначение зависит от конкретного объекта. При наличии большого количества зданий и сооружений их номер по экспликации может быть включен в обозначение тома. Тогда для здания с обозначением 081 том будет, например, АБСДЕ-081-АР, а в папке АР будет лежать подпапка 081-АР. Соответствующий пример приведён в таблице 2.

Таблица 2. Структура папки проекта с несколькими зданиями

Объект	Уровень 1	Уровень 2	Обозначение тома
АБСДЕ	СП		АБСДЕ-СП
	ПЗ		АБСДЕ-ПЗ
	ПЗУ		АБСДЕ-ПЗУ
	АР	081-АР-АБК	АБСДЕ-081-АР
		090-АР-КПП	АБСДЕ-090-АР
	КР	081-КР-АБК	АБСДЕ-081-КР
		090-КР-КПП	АБСДЕ-090-КР
	ИОС1	081-ИОС1-АБК	АБСДЕ-081-ИОС1
		090-ИОС1-КПП	АБСДЕ-090-ИОС1
	ИОС2	081-ИОС2-АБК	АБСДЕ-081-ИОС2
		090-ИОС2-КПП	АБСДЕ-090-ИОС2
	...	...	...
	ИОС5	ИОС5.1.1-СКС-ПС	АБСДЕ-ИОС5.1.1
		ИОС5.1.2-СКС-ФТС	АБСДЕ-ИОС5.1.2
		ИОС5.1.3-Кабелепровод	АБСДЕ-ИОС5.1.3
	ИОС6	081-ИОС6-АБК	АБСДЕ-081-ИОС6
		090-ИОС6-КПП	АБСДЕ-090-ИОС6
	ИОС7		АБСДЕ-ИОС7
	ПОС		АБСДЕ-ПОС
	ПОД		АБСДЕ-ПОД
	ООС		АБСДЕ-ООС
	ПБ		АБСДЕ-ПБ
	ОДИ		АБСДЕ-ОДИ
	ЭЭ		АБСДЕ-ЭЭ
	ТБЭ		АБСДЕ-ТБЭ
	КАПР		АБСДЕ-КАПР
	ИД		АБСДЕ-ИД

Требования к папке рабочей документации

5 Для рабочей документации небольшого объекта достаточно расположить все папки основных комплектов на одном уровне. Пример приведён в таблице 3.

Таблица 3. Структура папки рабочей документации небольшого объекта

Объект	Марка	Обозначение тома
АБСДЕ	АС	АБСДЕ-АС
	АР	АБСДЕ-АР
	КЖ	АБСДЕ-КЖ
	КМ	АБСДЕ-КМ
	...	...

6 Если объект большой, следует использовать дополнительный уровень и произвести разбивку, например, по зданиям и сооружениям. В результате все относящиеся к зданию основные комплекты окажутся в одной папке, которая в свою очередь лежит в папке объекта. В отдельной папке окажутся общеплощадочные основные комплекты. Пример приведён в таблице 4.

Таблица 4. Структура папки рабочей документации большого объекта

Объект	Здание, сооружение	Марка	Обозначение тома
АБСДЕ	000	ГП	АБСДЕ-000-ГП
		СОС	АБСДЕ-000-СОС
		СТН	АБСДЕ-000-СТН
		...	...
	015	АС	АБСДЕ-015-АС
		АР	АБСДЕ-015-АР
		КЖ	АБСДЕ-015-КЖ
		КМ	АБСДЕ-015-КМ
		...	...
	068	АС	АБСДЕ-068-АС
		АР	АБСДЕ-068-АР
		КЖ	АБСДЕ-068-КЖ
		КМ	АБСДЕ-068-КМ
	...	...	...

Обоснование требований

Далее в этой статье разберёмся, почему предлагается использовать именно такую структуру хранения и наименования папок.

Во-первых, не следует изобретать велосипед и выполнять лишнюю работу. Используйте состав проекта или ведомость основных комплектов для формирования "скелета", это упростит задачу всем участникам процесса проектирования. Для желающих можно расположить файл состава проекта или ведомости основных комплектов прямо в папке объекта АБСДЕ.

Во-вторых, требования к структуре папки проекта частично основаны на требованиях проекта ГОСТ Р 21.1101-2018, подраздел 8.2 Комплектование электронной документации (далее цитаты выделены курсивом):

8.2.5 Состав содержательной части ПДЭ должен соответствовать составу проектной или рабочей документации. Каждый раздел, подраздел проектной документации или основной комплект рабочей документации помещается в отдельную папку. Наименования папок должны соответствовать наименованиям разделов, подразделов или основных комплектов*.

8.2.6 Наименования файлов, включенных в содержательную часть ПДЭ, должны соответствовать обозначению и наименованию ДЭ.

Приложение А. Комментарии к процитированным пунктам стандарта:

8.2.5 Недопустимые для наименований файлов символы заменяются на символ «_». В качестве разделителя между наименованием и обозначением рекомендуется использовать дефис (символ «-»). Для графических документов в наименование файла можно включить номер листа.

Если наименование раздела или комплекта превышает 50 символов, то наименование соответствующей папки сокращается до 49 символов с добавлением символа «~» в конце.

8.2.6 Если наименование файла превышает 50 символов, то оно сокращается до 49 символов с добавлением символа «~» в конце.

ПДЭ ― пакет электронных данных (документов).

Логики в сокращении ПДЭ не вижу ни разу, но так в тексте проекта ГОСТа.

Указанный нормативный документ до сих пор не введён в действие, однако идея витает и будет рано или поздно реализована. Хорошо, что данный стандарт не является строго обязательным, а на его основе может быть выпущен стандарт организации, что мы и делаем.

Жизнеспособны ли приведённые выше требования? Убеждён, что нет! Составители просто не тестировали его на реальных примерах. Давайте возьмём состав проекта по реальному объекту, пункту пропуска через государственную границу.

Пример 1. Если подходить к требованиям п.8.2.5 буквально, то в электронной версии проекта будет папка

Сведения об инженерном оборудовании, о сетях инже~нерно-технического обеспечения, перечень инженерно-технических мероприятий, содержание технологических решений

(я подчеркнул длину имени 50 символов, последний символ ~, всё, что стоит далее, в имя папки не войдёт). Кому нужна папка с таким именем? Человек, который не знает наименования пятого раздела проекта, идёт учиться, а для остальных смысла в приведении наименования раздела или подраздела в имени папки нет никакого.

Пример 2. Может быть, есть смысл приводить в именах папок названия книг в соответствии с процитированными требованиями проекта стандарта? Взгляните на примеры реальных названий:

Системы связи и специального контроля ПС ФСБ Росс~(ии. Система охранной сигнализации и система контроля и управления доступом зданий и сооружений пункта пропуска).

Системы связи и специального контроля ФТС. Систем~(ы связи и передачи данных ФТС России).

Системы связи и специального контроля ФТС. Систем~(а охранной сигнализации и система контроля и управления доступом зданий и сооружений пункта пропуска).

Системы связи и специального контроля ФТС. Систем~(а охранной сигнализации и система контроля и управления доступом периметра пункта пропуска).

Системы связи и специального контроля ФТС. Сеть к~(абельного телевидения Система часофикации. Система оповещения и радиовещания).

Таких папок несколько десятков по каждому объекту. Кому-нибудь что-нибудь даёт включение начальных слов в наименование папки? Разумеется, оно бесполезно. Кстати, вариант включения концовок наименований книг тоже бесполезно, потому что одинаковые системы разрабатываются для разных госструктур.

Мы автоматически приходим к выводу о том, что в имени папки не должно быть ничего, кроме фрагмента обозначения тома проекта или основного комплекта, документация по которому в данной папке расположена. Для нетипичных томов следует добавлять их краткие наименования.

Также следует руководствоваться системным ограничением, о котором проектировщики редко задумываются. Ограничение состоит в том, что общая длина пути к файлу вместе с его именем не должна превышать порядка 250 символов. На практике эта длина должна быть даже меньше. Данное ограничение обуславливает присвоение папкам по возможности максимально коротких имён. Кстати, не забываем, что сама папка проекта АБСДЕ тоже лежит не на верхнем уровне диска или сервера, и перед её именем в полном пути будет ещё некоторое количество символов.

Напоследок проанализируем требования различных экспертиз к формированию папок проектной документации, которая сдаётся им на проверку.

Требования Главгосэкспертизы приведены здесь. На всякий случай приложу их документ в оригинальном виде (картинка кликабельна):

Отсутствие логики составителей этой структуры проявляется в следующем:

- зачем писать слова "Раздел", "Подраздел", они не несут смысловой нагрузки, это понятно и так любому участнику процесса проектирования; кому непонятно, идут изучать азы проектирования;

- почему номера разделов приведены, а номера подразделов пропущены? Теряется единообразие подходов к присвоению имён.

Требования Мосгосэкспертизы приведены здесь, документ, регламентирующий имена папкок и файлов, как таковой отсутствует. Кое-что можно увидеть в файле "Презентация". Нас в данной статье интересует только структура папок проекта, вот картинка из инструкции для тех, кому некогда читать оригинал:

И ещё одна:

Из этих рисунков видно, что в папке "Проектная документация" есть папка "5.4 Отопление, вентиляция и кондиционирование". Каких-то других подробностей по структуре папки проекта в требованиях московской экспертизы я не увидел. В основном там расписываются требования к наименованиям файлов, поэтому давать какие-либо комментарии смысла нет.

Требования питерской экспертизы приведены в документе, регламентирующем имена папкок и файлов: "Практическое руководство для заявителей". Нас в данной статье интересует только структура папок проекта, вот картинка из инструкции для тех, кому некогда читать оригинал (можно кликнуть для получения увеличенного изображения):

Отсутствие логики составителей этой структуры проявляется в следующем:

- точка после номера раздела или раздела+подраздела не нужна, это лишний элемент, не несущий информации;

- совершенно бессистемно использованы круглые скобки: местами они есть, местами нет; фактически они не нужны нигде;

- есть сомнение в том, что на всех компьютерах порядок следования папок будет именно таким: возможно расположение папок 10, 11 и 12 перед папкой с номером 2;

- большое сомнение в необходимости столь длинных наименований разделов и подразделов.

Заключение

На данной странице я привёл все исходные данные, которые имеются в каких-либо инструкциях и нормативных документах государственных органов. Если вам попадались другие требования, напишите в комментариях, я добавлю в статью. Очевидно, что какое-либо единство требований отсутствует. Поэтому остаётся самостоятельно принять ту или иную структуру хранения данных и внедрить её в своей организации с целью унификации подходов к размещению файлов и папок с проектными документами.