Шаблон WORD со штампами Ф5 и Ф6

  Хочу поделиться с коллегами идеями создания шаблонного документа WORD на примере файла со штампами по форме Ф5 и Ф6. Типичным примером использования такого шаблона является содержание тома или пояснительная записка к разделу проекта.

  Мне неоднократно приходилось дискутировать с коллегами из других организаций о том, в какой среде удобнее выполнять текстовые документы, в том числе общие данные. Я убеждён, что лучше WORDа с этой работой ничто не справится, AutoCAD с ним рядом не лежал. Судите сами: в общих данных несколько таблиц и текст. Например, при редактировании в WORD я добавляю по несколько строк в каждую таблицу, а затем правлю текст. При этом совершенно не задумываюсь о форматировании и расположении на листах остального содержимого общих данных, оно автоматически смещается в ту или иную сторону, при необходимости автоматически добавляется новый лист или убирается лишний.

  Попробуйте проделать то же самое в AutoCAD. Нет, бесспорно, начиная, кажется, с 2005-го появился примитив "таблица", и вставка строк там действительно возможна. Но вот автоматический переход на новый лист организовать уже не каждому под силу, особенно если он заранее не подготовлен. Используемое многими решение постепенно увеличивать формат листа общих данных (доходят до А1!!!) просто ужасно, так и хочется спросить таких проектировщиков: вы пользоваться этим пробовали? Ведь очевидно, что та же информация на листах А4 несравненно более удобна для чтения.

  Есть специалисты, которые выполняют набор текстов в Exce, особенно табличных данных. Они настроили отображение листов Excel в AutoCAD, что, в общем то, элеметарно, и вставка строки в первой системе относительно корректно отображается во второй. Правда, нельзя менять выстоту строки, поскольку в AutoCAD всё "поедет". К тому же необходимо постоянно следить за тем, чтобы таблица не ушла за пределы заранее выделенного количества листов отображения Excel  в AutoCAD, а это рано или поздно случится. И довольно смешно смотрится, когда вам присылают смежники вместо одного файла два (один содержит информацию, другой её отображает), а в автокадовском файле десятки "пустых" листов-заготовок. Сидишь, выбираешь - это нужные листы, а это банальный мусор. Распечатка же такого документа (набора листов) доставляет операторам особое наслаждение!  Моё мнение состоит в том, что люди выбрали для работы неподходящую систему, вложили в неё много труда, и теперь не могут оторваться от любимого детища. Ярчайшей аналогией являются одни мои коллеги, долгое время создававшие чертежи в CorelDraw и имевшие приличную библиотеку элементов для этого графического редактора. В общем то и в WORD можно рисовать схемы, но нужно ли так делать?

  Я видел файлы текстовых документов десятков организаций, и весьма удивлён тому, что никто не реализовал того, что использую я в своей работе. Хочу поделиться с коллегами имеющимся опытом. В конце статьи привожу сам файл шаблона, выполненного вроде бы с полным соблюдением требований ГОСТ Р 21.1101-2013«Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации» (я на всякий случай добавил в него ещё и таблицу для содержания). Разберите его на составляющие, подгоните под свои требования. Отдельными страницами сайта описываю спецификацию и кабельный журнал, там также приведены соответствующие шаблоны. Ниже опишу некоторые нюансы.

  1. Подобными шаблонами я пользуюсь уже много лет, и никак не мог понять, почему они иногда печатаются с ошибками: основная и дополнительная надписи криво стыкуются, часть линий не пропечатывается. Оказалось, это баг программы WORD! Судите сами. Чтобы напечатать любой файл, есть по крайней мере четыре способа:
- не открывая файл, выделить его имя, нажать правую кнопку мыши для вызова контекстного меню, выбрать в нём пункт "Печать";
- в открытом файле нажать сочетание <Ctrl> <P>;
- выбрать пункты меню "Файл/Печать";
- нажать кнопку с изображением принтера на панели WORD.
Оказывается, что именно последний вариант печати на некоторых принтерах и приводит к упомянутой выше ошибке, все остальные позволяют печатать правильно! Поскольку ошибка появляется при печати документа (файла), в котором мы ничего не меняем, естественно предположить, что это баг именно программы WORD, а не конструкции печатаемого документа.

  2. Чтобы на первом листе основная надпись была одного вида, а на втором - другого, необходимо создать два раздела и каждый из них настраивать по отдельности.

  3. Форматные рамки и основные надписи я разместил в колонтитулах, что позволяет им автоматически "появляться" при добавлении Wordом нового листа.

  4. Если данный шаблон используется для текстовых документов, то получается следующая сложность, решение которой я не видел вообще ни у кого:

- в графе 8 основной надписи указывается номер листа текстового документа. Для этого используется штатная функция WORD "номер страницы";

- в правом верхнем углу каждого листа должен быть указан номер листа в пределах тома, и этот номер обычно не совпадает с номером листа из основной надписи. Я решил эту задачу путём использования двух полей: в одном отображается число, а во втором задаётся некое стартовое значение. Чтобы его задать, установите курсор под таблицей шаблона, нажмите правую кнопку мыши для вызова контекстного меню, в нём выберите пункт "изменить поле". В появившемся окне найдите панельку "Свойства поля" (посредине окна), на ней есть поле ввода "Текст". Задайте в нём число, на единицу меньшее, чем требуемый номер первого листа документа. Нажмите "ОК". Номер листа в правом верхнем углу каждого листа примет нужное значение.

  Иной способ найти поле для задания стартового значения: нажмите сочетание <Ctrl> <F> для вызова окна поиска, выберите в нём вкладку "Перейти", в ней выберите объект для перехода "Закладка". В поле "Введите имя закладки" выберите из списка "StartNumber". Нажмите кнопку "Перейти", а затем "Закрыть" для закрытия окна. Курсор будет установлен на место расположения закладки с именем StartNumber.

  Почему всё так сложно? Я очень-очень редко выполняю все эти операции вручную. Для управления документами любого тома у меня есть специальная программа, которая заполняет штампы и одновременно номера листов. Думаю, со временем выложу её на этом сайте, если это кому-нибудь интересно. Вещь вроде бы полезная: попробуйте быстро исправить сотни опросных листов или хотя бы просто оформить десятки-сотни штампов. Программа делает это за несколько минут.

  Раз уж начал делиться секретами, то подскажу ещё одну вещь разработчикам ПО: раньше я получал доступ программно к отдельным ячейкам таблиц, ища нужную таблицу в документе через items. Но метод требует настройки для каждого отдельного документа. Механизм закладок оказался более универсальным: например, фамилию для поля "Разработал" я пишу в ячейку с закладкой "Графа_116". Если пользователь моей программы хочет перенести поле "Разработал" в новое место, то ему дополнительно необходимо лишь разместить закладку с указанным именем в новую ячейку. Таким образом достигается определённая гибкость системы.

  4. Если у Вас слёту не получилось добиться приемлемого результата, но идея использования подобного шаблона понравилась, пишите. Я готов за очень скромное вознаграждение выполнить для Вас любые изменения :) Думаю, это будет существенно дешевле, чем садить своего сотрудника за изучение книги по WORDу, хотя матчасть проектировщики должны бы знать: едва ли в прежние годы взяли бы кого-нибудь на работу, если он не умеет держать в руках карандаш или пользоваться транспортиром. А вот сейчас почему-то нормально, когда держат сотрудника, не умеющего пользоваться основными программами и не желающего ничему учиться.

  P.S. В статье "Шрифты" я привожу сведения об использовании тех или иных шрифтов при выполнении проектных документов. Данный шаблон выполнен с использованием шрифта Arial Narrow. В статье "Формы основной надписи текстовых документов" поясняю, в каких случаях какие штампы (основные надписи) применяются.

  ВНИМАНИЕ!!! Практика показывает, что значительное число пользователей не поняло (или забыло), как менять номера листов в моих шаблонах. В ролике я показываю два способа сделать это: сначала просто встаю курсором в то место, где находится поле, которое нужно изменить. Во втором документе показан универсальный механизм для тех, кто не может найти необходимое поле: открываете окно поиска, переходите к закладке, меняете число. Предварительно в ролике выполняются действия по созданию нескольких листов путём добавления строк в таблицу. К изменению номеров листов эти действия отношения не имеют :) Одним словом, смотрите короткий ролик и обращайте внимание на подсказки у курсора (там выводятся сведения о том, какие кнопки мыши или клавиатуры были нажаты):

  Примечание: после обновления ГОСТ Р 21.1101-2013«Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации» дополнительная надпись (боковой штамп) приобрёл несколько иной вид (см. Четыре графы дополнительной надписи), но к демонстрируемым в ролике методам работы этот нюанс отношения не имеет.

Комментарии

А почему бы для нумерации в правом верхнем углу не воспользоваться штатным полем DOCPROPERTY.
Порядок действий:

  1. Создаём в свойствах вордовского документа на вкладке «Прочие» своё поле. К примеру: Start. И присваеваем ему значение номера с которого должна стартовать «верхняя» нумерация. К примеру: 3.
  2. В нужном месте (в верхнем колонтитуле) нажимаем CTRL+F9 — появится такое: {  } с подсветкой как у поля.
  3. Нажимаем ALT+F9.
  4. Далее по-порядку:
  • Ставим = (равно);
  • CTRL+F9;
  • В появившиеся фигурные скобки впечатываем DOCPROPERTY Start (Если поле называли «Start»);
  • После фигурных скобок ставим + (плюс);
  • CTRL+F9;
  • Во вторые фигурные впечатываем PAGE (стандартное поле номера текущей страницы);
  • После вторых фигурных ставим -1 (минус единица);
  • Должно получиться: {={DOCPROPERTY Start}+{PAGE}-1}
  1. Нажимаем ALT+F9.
  2. Профит!

​Вызов окна свойств можно в шаблоне повесить на CTRL+ё.
Так же, не обязательно делать документ с несколькими разделами. Достаточно указать Ворду «Различать колонтитулы первой страницы».

 Я надеюсь, кто-нибудь его использует для своих шаблонов. Вся работа по созданию этого сайта была сделана ради того, чтобы можно было привести разные варианты решения стандартных задач и в итоге облегчить труд коллегам и себе. Ну, и хоть какое-то единообразие "спровоцировать". Несколько раз я уже встречал представленные на сайте шаблоны в чужих проектах.
 Мне как-то недавно попадались документы от смежников с подобной реализацией данной задачи. Для себя я сделал вывод, что это просто ещё одно решение, аналогичное моему, но не улучшающее общее решение задачи двойной нумерации в файле WORD (когда одни и те же листы должны иметь два номера, отличающихся друг от друга): точно также требуется где-то разместить число, а в другом месте отображать значение, рассчитанное с учётом этого числа.
 Согласитесь, что у меня в поле практически аналогичная формула, только дельту (разницу с номером страницы) я загоняю в закладку, а Вы в свойства документа. Что проще - решать каждому. Даже вручную мне проще (или привычнее?) встать в начало файла (Ctrl Home) или в его конец (Ctrl End) и изменить значение дельты. На практике же это делает программа, которая сама открывает все файлы документации и обновляет и штампы, и номера страниц (и в AutoCAD и в WORD).
 С последним абзацем также соглашусь, но использованное решение имеет обоснование: мне нужно было не только использовать большой и маленький штампы на первом и последующих листах, но и в общем случае иметь структуру документа с другими отличающимися параметрами: у меня есть документы с первым листом вертикальным, а последующими горизонтальными (таблица), причём иногда другого (А3) формата. Вроде бы решить эту задачу можно только с использованием разделов. Опять же для универсальности работы программы заполнения штампов удобнее было иметь двухраздельные документы, даже если можно просто применить указанное Вами решение. Для пользователя шаблона, если не ошибаюсь, всё равно, как именно устроен документ: с разделами или разными колонтитулами.
 Жду ещё замечаний :) Я не упёртый баран, именно в ходе подобных дискуссий сформировался материал для данного сайта, который отличается от представленного несколько лет назад на proekt-ohrana.narod.ru...

Без сомнения, практически любая задача имеет количество решений отличное от одного.
Собственно Ваш сайт и подтолкнул меня на эти изыскания. Раньше как-то «врукопашную» нумеровал, руки не доходили запилить путный шаблон. А тут поглядел на Ваш шаблон и стал его «ковырять». Наковырял :)
Разделы? Хм… Верно. Упустил.
Спасибо за разъяснения нормативных документов и примеры оформления.

 Маленькое дополнение: может, мне не повезло в жизни, но моя практика показывает, что 95% проектировщиков не сможет выполнить это действие. А со своими программами и по работе я бывал в десятках проектных организаций.

Доброго времени суток, ProWoDoc.
Очень полезные и познавательные статьи. Рамки оказались полезным подспорьем в работе.
Однако возник вопрос, в чем отличие конструкторской документации от проектной и рабочей документаций? Потому что рамки из ГОСТ 21.1101-2009 СПДС "Основные требования к проектной и рабочей документации" отличаются от рамок из ГОСТ 2.104-2006 ЕСКД "Основные надписи". Не понятно каким документом (ГОСТ) руководствоваться при разработке документации.

  Точнее сказать, форматы - одни и те же, а рамки отличаются скорее всего в боковых штампах или по-научному "дополнительных графах". Их вид регламентируется разными ГОСТами. Если не ошибаюсь, кроме указанных Вами есть ещё стандарты на "технологическую документацию".
  А в чём отличие? Я глубоко убеждён в том, что здесь сыграл значение подход "каждый суслик - агроном": в советские годы, когда пытались хоть как-то стандартизировать выпуск документации, каждое министерство выпускало собственные требования на оформление и содержание документации. Сейчас мы просто работаем с наследием этого периода. У нас в организации долго бились бывшие "связисты" с бывшими "автоматчиками" за то, как правильно оформлять документацию по системам безопасности, на оформление которых нет никаких ГОСТов. Связисты убеждали, что охранная сигнализация даже входила в один ГОСТ со связью, поэтому должна оформляться по нормам связи, забывая, что при этом она представляла собой ленты из фольги или провода, которые рвутся при проникновении нарушителя, и формируется сигнал тревоги как реакция на обрыв цепи. Автоматчики говорили, что современный извещатель - обыкновенный прибор автоматики, срабатывание которого должно привести к некоторому действию, поэтому нормы на оформление должны быть соответствующие. В этом же духе иногда получаем замечания по проектам - смотря какое образование и опыт работы у проверяльщика.
  В итоге я не возьмусь в коротком посте объяснить разницу между конструкторской и проектной/рабочей документацией. Грубо - конструкторская позволяет создать изделие, а проектная позволяет что-то построить, собрав нечто из набора изделий, хотя в действительности всё сложнее. Хотя та же конструкторская документация позволяет создать комплекс, а выпускаемые нами разделы нередко называются "Комплекс технических средств (или систем) безопасности". Вроде бы напрашивается требование оформлять по ЕСКД, но мы применяем СПДС. В базовом на текущий момент постановлении №87 слова нет о разделах безопасности. Вывод каждый делает сам: одни считают это аргументом в пользу того, что КТСБ делается по нормам ЕСКД, другие ищут лазейки, домысливают, "засовывают" этот раздел в сети связи или используют оговорку о том, что можно создавать новые разделы :)
  И мой главный аргумент для тех, кто говорит, что по СПДС выпускаются более сложные вещи, чем по ЕСКД: неужели здание или сарай сложнее подводной лодки или самолёта? Но я почему-то считаю, что при создании последних стандарты СПДС не применяются. Или ошибаюсь?
  Можно ли ВСЕХ переучить, перевести на единую систему? НЕТ. Я хорошо запомнил слова разработчика новой редакции 101-го ГОСТа: все понимали, что его надо менять. Но было неимоверное количество писем о том, чтобы ПРИНЦИПИАЛЬНО НЕ МЕНЯТЬ НИЧЕГО.
  Может быть коллеги меня дополнят?

Различие рамок действительно только в штампе. В одном штампе подписи для 6ти человек, в другом для 5ти. Но в общем это не суть проблемы.
С коллегой, который помогает делать проект, договорились, что КД - документация на изделие, в нашем случае - шкаф управления неким технологическим объектом, насос например. А ПД/РД - систему управления, т.е. несколько шкафов управления. Вот как-то так.

вопрос 1- почему у вас нумерация в углу в прямоугольнике? по новому 21.1101 её нет.
вопрос 2- в прил.Ж того же ГОСТа написано "..по решению руководства в основной надписи можно указывать должности специалистов..". как все разместить со словами "выполнил", "проверил", еще ГИПа надо на некоторых листах??.
и почему у вас после нормоконтроля стоит "нач. отдела". это ГОСТом не регламентировано.

1. Почему в прямоугольнике вообще или почему линия прямоугольника сплошная? Вообще она присутствует потому, что в приложении И она обозначена, даже размеры приведены 10х7 (согласитесь, что если бы просто обозначали МЕСТО расположения номера листа, эти размеры бы не приводились), а также потому, что так мне кажется логичнее (не просто число, висящее в воздухе). А вот сплошная или штриховая - интересный вопрос. Я действительно не обратил внимания на тот факт, что в ГОСТе линия показана штриховой.
2. Если процитировать точнее, то в приложении Ж сказано "...приводят должности специалистов и РУКОВОДИТЕЛЕЙ, ответственных за разработку и проверку документа...". Именно поэтому там стоит должность начотдела, который отвечает и за разработку, и за проверку. ГИП, согласно тому же приложению Ж, подписывает только ряд листов (документов). В остальных случаях на месте подписи ГИПа ставится подпись начотдела. Разумеется, это определяется только положениями Вашей организации (в соответствии с тем же приложением Ж: "по усмотрению проектной организации"). Если считаете иначе - Ваше право, начальника не пишите :)
Что значит Ваша фраза "Как все разместить со словами "выполнил", "проверил"..." ? Как поместить 10 должностей или как вписать длинное слово - название должности - в узкую графу?

Со всем согласна, кроме оформления обложки по ГОСТ 21.1101-2009 обложку оформляют согласно приложению П, но без дополнительной графы 13, про отсутствие вообще рамок ничего не говориться (то есть основные линии рамки остаются).

Хотела бы получить Ваше мнение?

что приложение с обложкой отличается от остальных приложений данного ГОСТа тем, что оно РЕКОМЕНДУЕМОЕ, а остальные - ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ. Поэтому моё личное предпочтение - обложка без рамки. Разумеется, можно более строго придерживаться ГОСТа и вычерчивать рамку и на обложке. Но для начала следовало бы всем научиться выполнять остальные обязательные вещи :)

Неоднократно сталкиваемся с требованием Заказчиков на титульных листах и в основных надписях писать название объектов не по ГОСТ 21.1101-2013, а как обозначены объекты в договорах, тех. заданиях и подобных документах Заказчика. Например: объект: "Капитальный ремонт помещений ...(наименование помещений)", здание или сооружение: "Капитальный ремонт помещений ...(наименование помещений)". Почему-то экспертиза практически всегда пропускает такие нарушения и нет возможности доказать свою правоту, опираясь на мнение еще и эксперта. Соблюдение ГОСТ не обязательно? Получается бумага все стерпит.

Людмила Ивановна, я не понял вопрос, если он был. А если исходить из Вашего поста, то не вижу ошибки в требованиях заказчика. Возьмём пример: мне принесли на проверку техническое задание. В графе "Наименование объекта капитального строительства" написано "N-ский торговый порт". Это название пойдёт на обложку и титул. Но фактически порт уже существует, он не проектируется и не реконструируется. На самом деле наименование проектируемого объекта "Инженерно-технические средства обеспечения транспортной безопасности N-ского торгового порта".

То есть в эту графу может быть записан как сам порт, если мы его проектируем,  так и иные наименования наподобие приведённого выше.  Я не вижу здесь противоречия. Кстати, и заказчика тоже не нужно ругать. У него в инвестиционной программе записано некое наименование, и он обязан его повторить и в задании на проектирование, а мы обязаны с этим же наименованием выдать документацию, чтобы не подвести нашего заказчика под монастырь, ведь иначе ему вменят "нецелевое использование средств"!

Не знаю, об этом ли Вы писали, я понял так. Если что, уточните.

Добавить комментарий

Filtered HTML

  • Use [collapse] and [/collapse] to create collapsible text blocks. [collapse collapsed] or [collapsed] will start with the block closed.
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Generate stylish tooltips. Format: [qtip:Text to display on page|Tooltip title (optional)|Text to appear in tooltip]
  • Допустимые HTML-теги: <a> <em> <strong> <cite> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd> <h2> <h3>
  • Строки и абзацы переносятся автоматически.

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и абзацы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Этот вопрос проверяет, что Вы человек.